Microsoft Access

Microsoft Access – реляційна система управління базами даних, розроблена корпорацією Microsoft . Відрізняється великою кількістю вбудованих зразків для створення баз даних. Є можливість швидкого експорту всіх пов’язаних джерел даних в Excel. Входить до складу пакета Microsoft Office. Має широкий спектр функцій, включаючи пов’язані запити, зв’язок із зовнішніми таблицями і базами даних.

Основні компоненти MS Access:

• будівник таблиць;
• будівник екранних форм;
• будівник SQL -запит (мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI );
• будівник звітів, що виводяться на друк;
• формування / ведення баз даних

Вони можуть викликати скрипти на мові VBA, тому MS Access дозволяє розробляти програми і БД практично «з нуля» або написати оболонку для зовнішньої БД, дозволяє вибудувати ключові зв’язку між запитами таблиць.

Взаємодія з іншими СУБД

Засоби взаємодії MS Access зі зовнішніми СУБД з використанням інтерфейсу ODBC знімають обмеження, властиві Microsoft Jet Database Engine . Інструменти MS Access, які дозволяють реалізувати таку взаємодію, називаються «пов’язані таблиці» (зв’язок з таблицею СУБД ) і «запити до сервера»

Корпорація Microsoft для побудови повноцінних клієнт-серверних додатків на базі MS Access рекомендує використовувати в якості движка бази даних СУБД MS SQL Server . При цьому є можливість поєднати з властивою MS Access простотою інструменти для управління БД і засоби розробки. Відомі також реалізації клієнт-серверних додатків на базі зв’язки Access 2003 c іншими СУБД , зокрема, MySQL

Збереження в Access

Access, при роботі з базою даних, інакше взаємодіє з жорстким диском , ніж інші програми.

В Access нова редакція вмісту зміненої елементи таблиці записується на диск ( зберігається ) відразу, як тільки курсор клавіатури буде поміщений в іншу клітинку (або нова редакція зміненої записи записується на диск відразу, як тільки курсор клавіатури буде поставлений в іншу запис (рядок)). Таким чином, при перебої в постачанні електроенергії втрати даних будуть мінімальними – лише в тій записи , яка редагувалася на момент збою.

Цілісність даних в Access забезпечується також за рахунок механізму транзакцій . Кнопка «Зберегти» в Access теж є, але в Access в режимі перегляду даних вона потрібна, в першу чергу, для збереження зміненого режиму показу таблиці або іншого об’єкта – тобто, для збереження таких змін, як:

зміна ширини стовпців і висоти рядків, перестановка стовпців в режимі перегляду даних, « закріплення » стовпців і звільнення закріплених стовпців, зміна сортування , застосування нового фільтра , зміна шрифту; кольору тексту, сітки і тла, і т.п.

Крім того, в Access ця кнопка потрібна в режимі «Конструктор» для збереження змін структури об’єкта бази даних, зроблених в цьому режимі.

Обслуговування бази даних

Навіть якщо в процесі роботи з файлом бази даних не застосовувався режим «Конструктор» і нові дані в базу даних не додавалися (тобто якщо база даних тільки проглядалася), то все одно файл бази даних має тенденцію з часом, в процесі роботи з ним, все більше і більше збільшуватися в розмірі. Дуже сприяє збільшенню розміру файлу застосування нових угруповань і фільтрів (особливо якщо було застосовано кілька різних, сильно відрізняються один від одного угруповань / фільтрів).

Це збільшення розміру файлу є, фактично, порожнечею, але ця порожнеча лежить всередині файлу, збільшуючи його обсяг.

Щоб повернути файлу бази даних нормальний (мінімальний) розмір, в Access є функція «Стиснути і відновити базу даних» (при використанні цієї функції вся інформація з файлу бази даних зберігається). Також базу даних можна запустити з параметром /compact, що виконає стиснення автоматично і закриє базу після закінчення процесу.

Версії

• 1992: Access 1 для Windows 3.0
• 1993: Access 2.0 для Windows 3.1x ( Microsoft Office 4.3 )
• 1995: Додати Access 7 для Windows 95 ( Microsoft Office 95 )
• 1997: Додати Access 97 ( Microsoft Office 97 )
• 1999: Access 2000 ( складі Microsoft Office 2000 )
• 2001: Access 2002 ( Microsoft Office XP )
• 2003: Додати Access 2003 (з комплекту програм Microsoft Office 2003 )
• 2007: Додати Microsoft Office Access 2007 (з комплекту програм Microsoft Office 2007 )
• 2010: Додати Microsoft Office Access 2010 року (з комплекту програм Microsoft Office 2010 )
• 2012: Microsoft Access 2013 (з офісного пакету додатків Microsoft Office 2013)
• 2015: Microsoft Access 2016 (з офісного пакету додатків Microsoft Office 2016 )
• 2018: Microsoft Access 2019 (з офісного пакету додатків Microsoft Office 2019 )

Практичні аспекти ліцензування Access 

Microsoft Access є пропрієтарним програмним забезпеченням, тобто для його використання необхідно придбати ліцензію. Однак для використання готових програм, створених за допомогою Access, ліцензія не потрібна. Для роботи такого додатка необхідна runtime -версія Access, яка розповсюджується безкоштовно. Корпорація Microsoft поширює повнофункціональну версію Access як окремо, так і спільно з іншими додатками (Word, Excel і ін.) В складі пакетів Microsoft Office Professional, Microsoft Office Professional Plus і Microsoft Office Enterprise.

Що являє собою база даних?

База даних – це інструмент для збору та у організатора відомостей. У базах даних можуть зберігатися відомості про товари, товари, замовленнях і інших даних. Багато баз даних починаються з списку в word-processing program або spreadsheet. У міру зростання списку в даних з’являються надлишкові і невідповідності. Дані стає важко зрозуміти в формі списку, і існує обмежений спосіб пошуку або виведення подмног даних для перевірки. Коли ці проблеми почнуть з’являтися, краще перенести дані в базу даних, створену системою управління базами даних (СКБД), такий як Access.

Комп’ютерна база даних – це сховище об’єктів. В одній базі даних може бути більше однієї таблиці. Наприклад, система відстеження складських запасів, в якій використовуються три таблиці, – це не три бази даних, а одна. У базі даних Access (якщо її спеціально не налаштовувати для роботи з даними або кодом, що належать іншим джерелом) все таблиці зберігаються в одному файлі разом з іншими об’єктами, такими як форми, звіти, макроси і модулі. Для файлів баз даних, створених в форматі Access 2007 (який також використовується в Access 2016, Access 2013 і Access 2010), використовується розширення ACCDB, а для баз даних, створених в більш ранніх версіях Access, – MDB. За допомогою Access 2016, Access 2013, Access 2010 і Access 2007 можна створювати файли в форматах попередніх версій програми (наприклад, Access 2000 і Access 2002-2003).

Макроси

 Макроси в Access – це щось подібне до спрощеного мови програмування, за допомогою якого можна зробити базу даних більш функціональною. Наприклад, якщо до кнопки команди в формі додати макрос, то він буде запускатися щоразу при натисканні цієї кнопки. Макроси складаються з команд, за допомогою яких виконуються певні завдання: відкриваються звіти, виконуються запити, закривається база даних і т. Д. Використовуючи макроси, можна автоматизувати більшість операцій, які в базі даних ви робите вручну, і, таким чином, значно заощадити час.

Додаткові відомості про макроси см. В статті Загальні відомості про програмування в Access .

Модулі

Подібно макросам, модулі – це об’єкти, за допомогою яких базу даних можна зробити більш функціональною. Але якщо макроси в Access складаються шляхом вибору зі списку макрокоманд, модулі створюються на мові Visual Basic для додатків (VBA). Модулі являють собою набори описів, інструкцій і процедур. Існують модулі класу і стандартні модулі. Модулі класу пов’язані з конкретними формами або звітами і зазвичай включають в себе процедури, які працюють тільки з цими формами або звітами. У стандартних модулях містяться загальні процедури, які пов’язані ні з яким об’єктом. Стандартні модулі, на відміну від модулів класу, перераховуються в списку Модулі в області навігації.

Запити

Запити можуть виконувати безліч функцій в базі даних. Одна з їхніх основних функцій – знаходити інформацію в таблицях. Потрібна інформація зазвичай міститься в декількох таблицях, але, якщо використовувати запити, її можна переглядати в одній. Крім того, запити дають можливість фільтрувати дані (для цього задаються критерії пошуку), щоб відображалися тільки потрібні записи.

Використовуються і так звані “оновлювані” запити, які дають можливість редагувати дані, знайдені в основних таблицях. При роботі з оновлюваних запитом пам’ятайте, що правки вносяться в основні таблиці, а не тільки в таблицю запиту.

У запитів два основних види: запити на вибірки і запити на виконання дій. Запит на вибірки просто отримує дані і робить їх доступними для використання. Ви можете ознайомитись з результатами запиту на екрані, роздрукувати його або скопіювати в буфер обміну. Ви також можете використовувати вихідні дані запиту в якості джерела записів для форми або звіту.

Повідомлення про порушення, як випливає з назви, виконує завдання з даними. За допомогою запитів на зміни можна створювати нові таблиці, додавати дані в існуючі таблиці, оновлювати або видаляти дані.

Звіти

Звіти використовуються для форматування, відомості та показу даних. Зазвичай звіт дозволяє знайти відповідь на певне питання, наприклад “Який прибуток цього року принесли нам наші клієнти?” або “В яких містах живуть наші клієнти?” Звіти можна форматувати таким чином, щоб інформація відображалася в найбільш читабельному вигляді.

Звіт можна сформувати в будь-який час, і в ньому завжди буде відображена поточна інформація бази даних. Звіти зазвичай форматуються таким чином, щоб їх можна було роздрукувати, але їх також можна переглядати на екрані, експортувати в інші програми або вкладати в повідомлення електронної пошти.

Форми

За допомогою форм створюється призначений для користувача інтерфейс для введення і редагування даних. Форми часто містять кнопки команд і інші елементи управління, призначені для виконання різних функцій. Можна створити базу даних, не використовуючи форми, якщо просто відредагувати вже наявну інформацію в таблицях Access. Проте, більшість користувачів вважає за краще використовувати форми для перегляду, введення і редагування інформації в таблицях.

За допомогою кнопок команд задаються дані, які повинні з’являтися в формі, відкриваються інші форми і звіти і виконується ряд інших завдань. Наприклад, є “Форма клієнта”, в якій ви працюєте з даними про клієнтів. І в ній може бути кнопка, натисканням якої відкривається форма замовлення, за допомогою якої ви вносите інформацію про замовлення, зроблене певним клієнтом.

Форми також дають можливість контролювати взаємодію користувачів з інформацією бази даних. Наприклад, можна створити форму, в якій відображаються тільки певні поля і за допомогою якої можна виконувати тільки обмежене число операцій. Таким чином забезпечується захист і коректний введення даних.

Таблиці

Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю – і там, і там інформація розташована в рядках і стовпцях. Тому імпортувати електронну таблицю в таблицю бази даних зазвичай досить легко. Основна відмінність полягає в тому, як дані структуровані.

Щоб база даних була якомога більш гнучкою і щоб в ній не з’являлося зайвої інформації, дані повинні бути структуровані у вигляді таблиць. Наприклад, якщо мова йде про таблиці з інформацією про співробітників компанії, більше ніж один раз вводити дані про одне й те ж співробітника не потрібно. Дані про товари повинні зберігатися в окремій таблиці, як і дані про філії компанії. Цей процес називається нормалізацією .

Рядки в таблиці називаються записами. У записі містяться блоки інформації. Кожен запис складається принаймні з одного поля. Поля відповідають стовпцям в таблиці. Наприклад, в таблиці під назвою “Співробітники” в кожного запису знаходиться інформація про один працівника, а в кожному полі – окрема категорія інформації, наприклад ім’я, прізвище, адресу і т. Д. Поля виділяються під певні типи даних, наприклад текстові, цифрові або інші дані.

Ще один спосіб опису записів і полів – візуалізація старого стилю каталогу карток бібліотеки. Кожна картка в картці відповідає запису в базі даних. Кожен фрагмент відомостей на окремій картці (автор, заголовок і так далі) відповідає полю в базі даних.